L’intranet est une notion qui existe depuis une bonne vingtaine d’années. Elle est apparue au départ dans les grandes sociétés internationales. Puis rapidement, elle s’est imposée dans les PME. Mais qu’est-ce qu’un intranet au juste ? Il s’agit d’un système informatique pensé pour aider les organisations à mieux travailler de façon collaborative. En clair, c’est un outil technologique qui facilite la vie des employés à différents niveaux. Cet article de vulgarisation vous explique pourquoi adopter un intranet dans votre entreprise.
Un outil incontournable
Aujourd’hui, rares sont les entreprises à ne pas posséder d’intranet. Avoir un intranet est devenu indispensable pour gérer un certain nombre de processus. Bien entendu, l’outil à lui seul n’est rien si les utilisateurs ne se l’approprient pas. Mais il apporte déjà un début de réponse à de très nombreuses problématiques au quotidien.
Un logiciel polyvalent
L’intranet est un peu le couteau suisse de l’informatique en entreprise. Dans le cadre de logiciels comme Sharepoint, il s’agit surtout de partager des fichiers. Mais les usages vont bien au-delà. L’intranet peut être utilisé pour gérer les congés. Il permet également de voir l’organisation, de soumettre ses notes de frais ou encore d’organiser un meeting. Bref, on y trouve de nombreuses fonctionnalités.
Le décloisonnement de l’organisation
C’est un problème récurrent dans de nombreuses entreprises, en particulier lorsque la taille de l’organisation dépasse quelques centaines de personnes. Les équipes fonctionnent en silos relativement étanches qui ne communiquent plus entre eux. Il en résulte une perte d’information qui engendre des retards et des erreurs dans les projets. L’intranet aide à mieux faire circuler l’information entre les personnes. Il rend les données plus accessibles pour le plus grand nombre.
Une solution standardisée
Bien souvent, quand on se lance dans le déploiement d’une solution d’intranet, on imagine tout de suite un projet de plusieurs mois qui va coûter des dizaines de milliers d’euros. C’est en effet ce qui se passe dans certains cas mais fort heureusement, ce n’est pas la norme. Il est aussi possible de trouver des solutions techniques simples à mettre en œuvre en quelques heures. L’offre s’est grandement diversifiée afin de permettre à toutes les entreprises d’y trouver leur compte, y compris celles qui disposent d’un budget un peu limité.
Quelques conseils pratiques
Au moment de mettre en place votre futur intranet d’entreprise, n’hésitez pas à impliquer les utilisateurs pour connaître leurs besoins. Si vous leur donnez l’opportunité de faire entendre leur voix, ils seront d’autant plus enclins ensuite à utiliser la solution. Evidemment, quelqu’un devra prendre la décision à un moment et il ne s’agit pas de retarder le projet en demandant à chacun de fournir son propre cahier des charges. Mais vous pouvez très bien interroger quelques personnes clés de l’organisation pour avoir leur ressenti.
