Tout le monde a déjà entendu parler d’une note de frais. En revanche, peu de gens ont une idée du degré de complexité de ce dispositif. L’appellation « note de frais » dissimule plusieurs types de factures soumises à des remboursements très différents.
Note de frais : au forfait ou aux frais réels
Une entreprise peut structurer son système de note de frais de plusieurs façons. Elle peut opter entre deux méthodes principales : le remboursement au forfait et le remboursement aux frais réels.
Avec le remboursement au forfait, l’employeur verse une indemnité fixe aux employés pour couvrir leurs frais professionnels. Cette somme est déterminée selon des barèmes établis par l’état et n’exige pas de justificatifs de dépenses détaillés de la part de l’employé. Ce mode de remboursement simplifie la gestion administrative mais nécessite que l’employeur puisse justifier, en cas de contrôle, le contexte professionnel des frais remboursés pour rester conforme aux régulations sociales et fiscales.
Avec le remboursement aux frais réels, l’employeur rembourse l’employé sur présentation de toutes les factures et reçus correspondant à ses dépenses professionnelles. L’entreprise rembourse alors chaque dépense à hauteur des montants effectivement engagés. Cette méthode nécessite une collecte et une vérification minutieuses des justificatifs, mais permet un remboursement précis et souvent plus équitable pour les employés.
Note de frais : quelles dépenses y inclure ?
Une note de frais couvre une variété de dépenses professionnelles que les employés peuvent engager dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions. Parmi les plus courantes, on trouve les frais de déplacement, tels que les billets d’avion, les tickets de train, les frais de parking ou les frais kilométriques voire de carburant. Les frais de restauration, qu’il s’agisse de repas d’affaires ou de collations pendant les déplacements, peuvent également être inclus dans une note de frais. Par ailleurs, les frais d’hébergement pour les nuits passées en dehors du domicile principal sont également remboursables via une note de frais. Cependant, il est crucial de distinguer les dépenses strictement professionnelles des dépenses personnelles pour éviter toute confusion et garantir un remboursement correct. Dans ce cadre, les entreprises sont tenues de définir des limites claires et des procédures pour la soumission et la validation des notes de frais, afin de maintenir une gestion rigoureuse et transparente.
Mode de calcul d’une note de frais
Pour en savoir plus sur les notes de frais, il faut commencer par découvrir comment s’effectue leur calcul. Le montant d’une note de frais est calculé en additionnant toutes les dépenses professionnelles engagées par l’employé sur une période donnée. Cela inclut notamment les frais de déplacement, de restauration, d’hébergement, et autres frais professionnels. Dans le cas de remboursement aux frais réels, l’employeur rembourse les frais à hauteur des sommes réellement engagées par le salarié. Ce type de remboursement nécessite la collecte et la conservation de tous les justificatifs de dépenses (factures, reçus, etc.). Dans le cas de remboursement au forfait, l’employeur indemnise le salarié avec une somme fixe déterminée à l’avance, selon un barème fixé par l’URSSAF. Dans ce dernier cas, les justificatifs ne sont pas obligatoires. Toutefois, l’employeur doit justifier les raisons et les circonstances des frais professionnels qu’il a accepté de rembourser. Avec l’augmentation du télétravail, l’entreprise peut payer 50% des dépenses liées à la connexion internet.
Cas particulier d’une note de frais liée au déplacement
Contrairement à ce que certaines personnes affirment sur les réseaux sociaux, le calcul des frais kilométriques est plus complexe qu’il en a l’air. En effet, il est obtenu grâce à un calcul spécifique. Ces frais de transport ne peuvent pas être inclus dans la catégorie des frais bénéficiant du régime d’indemnisation forfaitaire. Les frais kilométriques sont remboursés en tenant simultanément compte de la puissance du moteur du véhicule et de la distance parcourue. Il faut noter que seuls les trajets autres que ceux entre le domicile et le travail peuvent être remboursés.
Note de frais et conformité fiscale
Assurer la conformité fiscale d’une note de frais est essentiel pour les entreprises afin d’éviter des pénalités lors d’un contrôle fiscal ou social. Chaque dépense remboursée doit être justifiée par un reçu ou une facture détaillant la nature de la dépense, la date et le montant. Les entreprises doivent conserver ces documents pendant une période définie par la législation fiscale et sociale en vigueur, généralement plusieurs années. En outre, certaines dépenses peuvent être soumises à des régimes fiscaux spécifiques, tels que la récupération de la TVA sur les frais de déplacement ou de restauration. Une gestion rigoureuse et conforme des notes de frais protège non seulement l’entreprise des risques fiscaux, mais contribue également à une gestion financière plus transparente et efficiente. Utiliser des outils numériques pour centraliser et archiver les documents peut grandement faciliter cette tâche.
